До этого мы говорили, зачем типографии внедряют АСУ и, в частности, какие требования есть к CRM-системам. Типография — это в первую очередь производство печатной продукции, и значит мы должны иметь инструмент для описания технологических карт, характеристик оборудования и планирования заказов на производстве. Этим инструментом является система ERP (Enterprise Resource Planning).
Требования к таким системам:
- Управление статусами заказов. ERP-система может обрабатывать все этапы выполнения заказа, начиная от его поступления до завершения. Она помогает отслеживать заказы клиентов, планировать производство и контролировать статус заказов. Это обеспечивает выполнение заказов точно вовремя. Мы можем добавлять свои статусы как для всего заказа, так и для каждого процесса в этом заказе. Например, мы придумали статус для заказа как «сдано в производство», означающий, что с этого момента ответственность за контроль выполнения заказа переходит от менеджера к мастеру цеха.
- Планирование и график производства. ERP-система позволяет эффективно планировать производство, учитывая доступные ресурсы, пропускную способность оборудования и наличие сотрудников. Она поможет оптимизировать расписание работ для достижения максимальной эффективности, снижения времени простоя и соблюдения сроков выполнения заказов. Думаю, это одна из самых сложных частей ERP.
- Уведомления. Иногда приходится останавливать выполнение заказа, например, если печатник заметил ошибку в макете. Печатник нажимает на статус «остановлено» и пишет сообщение о причине остановки работы. Уведомление с сообщением сразу видит менеджер этого заказа. Это позволяет оперативно реагировать на проблемы и предпринимать соответствующие меры для их устранения. Менеджер может настроить, какие уведомления он хочет получать, например: получать уведомление при смене статуса на «отпечатано» или «упаковано».
- Учёт материалов и запасов (MRP). ERP-система должна иметь возможность учёта материалов и запасов, используемых в процессе печати. Она должна предупреждать о необходимости пополнения запасов и автоматически генерировать заказы на поставку материалов, чтобы избежать простоев из-за нехватки материалов. В нашей системе мы сделали автоматическое резервирование под заказ материалов в момент его оформления, контролируем минимальные остатки часто употребляемой бумаги. Несколько лет у нас было две производственные площадки, поэтому сделали склады с учётом перемещения материалов с одного склада на другой.
- Интеграция с другими системами. Гибкая ERP-система должна поддерживать интеграцию с другими системами, используемыми в типографии, такими как системы учёта, CRM, электронная коммерция и другие. Это позволяет обмениваться данными между различными системами и обеспечивать согласованность информации. Например, информация о заказах и клиентах может быть автоматически синхронизирована между ERP-системой и системой учёта приёма заказов с сайта, таких как web2print. Другой вариант интеграции это импорт данных из клиент-банка оплаченных заказов, что позволяет автоматически запускать заказы в работу после оплаты.
- Обмен данными с оборудованием. Очень полезно иметь обратную связь с оборудованием и процессами для правильного планирования и ценообразования. Если процесс не использует оборудование, например упаковка тиража, то данные вводятся вручную. Упаковщик фиксирует «начало работы» и по окончанию упаковки отмечает «выполнено». Для этого ставятся терминалы на рабочих местах, но гораздо удобнее использовать мобильные устройства.
Для обмена данными с оборудованием был придуман формат JDF (Job Definition Format). JDF — это формат описания заданий (работы), который определён и поддерживается организацией CIP4. Он представляет собой открытый стандарт для описания и обмена информацией о печатных заданиях между различными системами, используемыми в типографии. JDF обеспечивает единый формат для передачи данных о заказе, спецификациях, параметрах печати, постпечатных операциях и других деталях производственного процесса. А главное, единый формат позволяют системам автоматически обмениваться данными, устраняя необходимость в ручном вводе информации и минимизируя возможность ошибок. - Масштабируемость. Гибкая ERP-система должна быть масштабируемой, чтобы поддерживать рост и развитие вашей типографии. Она должна способствовать увеличению объёма заказов, числа пользователей и расширению бизнеса без значительных препятствий. Это позволяет вашей типографии гибко адаптироваться к изменяющимся требованиям рынка и сохранять конкурентоспособность.
- Оборудование и процессы. Это очень важные элементы ERP, и в зависимости от того, как гибко и точно мы можем настроить характеристики оборудования, будет зависеть удобство работы менеджеров, технологов, сотрудников на производстве. Должно быть минимальное, но достаточное количество полей для создания техкарты заказа, если менеджеру приходится для оформления заказа на офсетную печать заполнять множество полей, такие как тип оборота, сколько надо бумаги на приладку, формат печати, то это достаточно высокие требования к компетенциям менеджера. Многие вещи должны вычисляться и заполнятся автоматически. Например, в нашей ERP-системе менеджеры не заполняют поля процесса «вывод форм», так как. количество офсетных пластин вычисляются автоматически на основе данных о печати.
После сдачи заказа в производство менеджер уже не может редактировать поля техкарты, теперь это доступно только технологу. В системе должно быть разграничение прав доступа на уровне полей формы, редактирования данных, доступа к модулям.
Процессы — это кирпичики, из которых собирается технологическая карта продукции. Процесс может включать в себя оборудование, но может и не включать, например процесс «упаковка тиража».
Моё мнение, что автоматизировать процессы на крупном заводе проще, чем в типографии. На заводе процессы однотипны и отлажены в течение месяцев или лет, в отличии от типографии, когда каждый заказ несёт новые вызовы, например УФ-лак может не ложиться на ламинат или тиснение не получается на данной бумаге. В типографии множество различных процессов, которые не всегда можно подробно описать, например такой процесс, как приклейка двустороннего скотча: стоимость его зависит от ширины скотча, длины, сколько точек приклейки и сложности самого изделия. Нет смысла настолько подробно описывать в задании процесс приклейки. Поэтому надо находить золотую середину, когда процесс можно учесть в техкарте, посчитать его стоимость, но количество полей у процесса для заполнения должно быть разумным.
Расчёт стоимости продукции
Если в ERP-системе хорошо продумано, как создавать процессы, то на их основе можно построить гибкие технологические карты и, соответственно, расчёт стоимости заказа. Мы сделали калькулятор, который учитывает ограничения в процессах. Например, при использовании цифровой машины нельзя выбрать категорию бумаг «картон», если выбрана ламинация с одной стороны, то будет исключён вариант печати со своим оборотом. Это позволяет избежать множество ошибок при расчёте и не требует высокой квалификации менеджера. Теперь даже клиент, не имеющий глубоких знаний в технологии производства продукции может сам посчитать заказ.
После расчёта стоимости можно нажать кнопку «оформить» и будет создан заказ с подробной технологической картой, где будут расписаны все процессы и заполнены все поля, необходимые для производства продукции.
Перспективы
Что касается ERP, то интеграция машинного обучения и искусственного интеллекта может привести к появлению новых многообещающих возможностей для пользователей программного обеспечения.
Эти интеллектуальные ERP-системы теоретически могут использовать продвинутый анализ данных, чтобы обеспечить невероятную способность прогнозирования бизнес-операций. Например, я ожидаю, что ERP будет подсказывать, где могут возникнут проблемы при производстве, подсказывать узкие места производства, помогать с планирование заказов, какие заказы и процессы приносят прибыль, а какие убытки, моделировать, какое оборудование могло бы делать заказы эффективнее и т. д. Другими словами, собирая информацию по сделанным заказам сейчас, мы в будущем сможем их анализировать, имея такие интеллектуальные системы.
Оглядываясь назад, я не могу представить, как мы могли бы работать без нашей ERP-системы. Думаю, вложение в разработку системы окупились в первые годы её использования за счёт экономии времени, зарплаты дополнительных менеджеров и за счёт отсутствия ошибок в техзаданиях. Менеджеры и некоторые клиенты привыкли считать и оформлять заказы с помощью калькулятора, часть менеджеров работает из дома, офис и производство у нас находятся в разных местах, но прохождение заказа на производстве видно в системе, поэтому всю необходимую информацию можно получить из АСУ.
Контакт автора в Telegram: @printrobot
